كيف تقيم خطة استمرارية الأعمال، مراجعة من اثني عشر بندا

قيموا ولا تقرأوا

خطة استمرارية الأعمال مجموعة قرارات اتخذت مسبقا حتى لا يضطر أحد إلى اتخاذها تحت الضغط. لذلك يطرح التقييم سؤالا واحدا اثنتي عشرة مرة من اثنتي عشرة زاوية، هل اتخذ هذا القرار فعلا، وهل سيجده من يحتاجه في الوقت المناسب. قد تكون الخطة طويلة ومنسقة ومعتمدة وتخفق في الأسئلة كلها. والمراجعات التي تقرأ الوثيقة من أولها إلى آخرها تفوت ذلك غالبا، لأن الوثيقة متماسكة، والحادث هو الذي ليس كذلك.

الأسئلة الاثنا عشر

قيموا كل سؤال بناجح أو ضعيف أو راسب. الإجابة الضعيفة موجودة على الورق لكنها لم تختبر أو لا اسم مقابلها.

1. التفعيل. هل يوجد محفز مكتوب قابل للقياس، وهل يخول شخص مسمى ونائب مسمى بالإعلان؟ «في حال تعطل جسيم» راسب، و«أي انقطاع في المدفوعات يتجاوز 30 دقيقة يعلنه مدير المناوبة» ناجح.
2. الثلاثون دقيقة الأولى. هل يجد من يفتح الخطة لأول مرة ما يفعله في نصف الساعة الأولى خلال تسعين ثانية؟ إن كانت الإجابة في الصفحة 14 فهي راسبة مهما بلغت جودتها.
3. الصلاحية قبل انعقاد فريق الأزمة. ما الذي يجوز للمستجيب الأول أن يقرره وينفقه وحده؟ الخطة التي تشترط فريق الأزمة لكل قرار تخسر الساعة الأولى بتصميمها.
4. النطاق من جهة العميل. هل الأنشطة معرفة بوصفها خدمات يتلقاها العالم الخارجي مع تبرير لترتيب التعافي، أم بوصفها أقساما بترتيب الهيكل التنظيمي؟
5. أهداف التعافي مع الحساب. هل يوجد هدف زمني للتعافي لكل نشاط، وهل يستطيع أحد أن يبين من أين جاء الرقم؟ الهدف بلا حساب أمنية.
6. الحلول البديلة. لكل نشاط حرج، هل توجد طريقة للعمل دون النظام الأساسي موصوفة بما يكفي للبدء، وهل جربت مرة على الأقل؟
7. الاعتماديات مسماة. الأشخاص والموردون والمواقع والأنظمة والبيانات، هل حددت نقطة الفشل الوحيدة في كل قائمة، وهل تقول الخطة ما الذي يحل محلها؟
8. جهات الاتصال محدثة. اختاروا خمسة أسماء عشوائيا. هل ما زال الأشخاص في أدوارهم وهل تعمل الأرقام؟ إخفاقان من خمسة يعني رسوب القسم كله.
9. التواصل. من يخاطب الموظفين والعملاء والجهة الرقابية والإعلام بهذا الترتيب، وهل الرسائل الثلاث الأولى معتمدة مسبقا حتى لا يصيغ أحد تحت الضغط؟
10. توافر الخطة نفسها. أين تكون حين تشفر الشبكة ويغلق المبنى؟ نسخ مطبوعة ونسخة دون اتصال ونسخة سحابية مستقلة عن البنية الأساسية. الخطة داخل النظام المخترق رهينة.
11. دليل الاختبار. متى جرى آخر تمرين، وما الذي وجد، وهل أغلقت الملاحظات؟ الاختبار بلا ملاحظات جولة وصفية لا اختبار.
12. الملكية والمراجعة. من يملك الخطة بالاسم، ومتى روجعت آخر مرة، وأي حدث يطلق مراجعة خارج التقويم؟ الخطة التي تراجع سنويا فقط تصبح قديمة بعد كل حادث حقيقي وكل تغيير في الأنظمة.

كيف تدار الجلسة

ساعتان وثلاثة أشخاص، مالك الخطة، ومن سينفذها في مناوبة ليلية، والمقيم. يسأل المقيم ويجيب المنفذ دون فتح الخطة أولا، ثم تفتح الخطة لمعرفة هل تقول الشيء نفسه. المسافة بين الإجابتين هي الملاحظة. قيموا وسجلوا واختموا بالإجراءات الثلاثة التي تنقل أكبر عدد من الأسئلة من الرسوب إلى النجاح، وهي غالبا التفعيل والحلول البديلة وجهات الاتصال.

الملاحظات الثلاث التي تظهر كل مرة تقريبا

• الصلاحية غائبة. تصف الخطة ما يجب فعله وتصمت عمن يجوز له أن يقرر فعله قبل الاجتماع. هذه الملاحظة وحدها تفسر معظم تأخيرات الساعات الأربع في الحوادث الحقيقية.
• الحلول البديلة عنوان فقط. القسم موجود ونصه «الانتقال إلى الإجراءات اليدوية». لم يكتب أحد الإجراء اليدوي ولم يجربه أحد.
• الاختبار لم يثبت شيئا. كان آخر تمرين جولة وصفية بلا أوقات ولا ملاحظات، فلم تواجه الخطة مقاومة قط. ينبغي تصميم التمرين التالي بحيث يمكن أن يفشل.

كيف تبدو الخطة الناجحة

قصيرة وبأسماء ومؤرخة ومختبرة خلال السنة ويمكن العثور عليها في الظلام. وتقترن بـبنية مبنية لأسوأ ساعة وتحليل أثر يبرر الأهداف وبرنامج تمارين يواصل اكتشاف الأشياء. وإن كان التقييم جزءا من مراجعة تنظيمية أو معيارية، فإن قائمة المعيار 7000 وقائمة المصرف المركزي تربطان الأسئلة نفسها بالبنود.

أربعة أسئلة تتكرر