خطة استمرارية الأعمال، من أي أقسام تتكون ولماذا

اختبار الثانية صباحا

تخيلوا الساعة الثانية بعد منتصف الليل وحادثا جاريا ومناوبا يفتح خطة الاستمرارية لأول مرة تحت ضغط حقيقي. إن لم يجد جواب سؤال واحد، ماذا أفعل في الثلاثين دقيقة القادمة، خلال تسعين ثانية، فالخطة فشلت مهما بلغ عدد صفحاتها ومهما كانت مراجعها دقيقة. وهذا السيناريو وحده يملي المعمار كله، العمل أولا والمرجع لاحقا، ولا مكان لأي فقرة لا تفيد هذه الليلة. والفارق بين وثيقة امتثال ووثيقة عمل يظهر في السطر الأول من كل قسم، فوثيقة الامتثال تبدأ بالنطاق والتعريفات، ووثيقة العمل تبدأ بفعل أمر وباسم من ينفذه.

الأقسام السبعة، ماذا في كل قسم وكيف يختبر

اقرؤوا العمود الثالث قبل الثاني. اختبار الجودة هو ما يحول القسم من عنوان إلى ضابط، وهو مصاغ عمدا بحيث يجاب عنه بنعم أو لا دون نقاش. والقسمان اللذان يفشلان أكثر من غيرهما هما الرابع والخامس. فالحلول المؤقتة تكتب عادة بصيغة النية دون طاقة قصوى ولا حد زمني، فتبدو حلا وهي في الحقيقة أمنية. والتعافي يكتب دون ربط بأرقام هدف زمن التعافي وهدف نقطة الاستعادة الخارجة من تحليل أثر الأعمال، فتظهر في الخطة أرقام لم يوافق عليها أحد ولم تختبر قط. ومعنى الرقمين وكيفية وضعهما بصدق في صفحة شرح RTO وRPO.

انضباط الطول، وهو ضابط لا ذوق

الأقسام من 1 إلى 3، وهي الجزء المستخدم فعليا تحت الضغط، ينبغي أن تسع من 10 إلى 15 صفحة، وكل ما عداها ملاحق. الكتلة المؤلفة من 120 صفحة ليست خطة بل خزانة ملفات لها غلاف، وهي تفشل لسبب مادي بسيط، لأن أحدا لن يتصفحها بحثا عن رقم هاتف بينما الهاتف يرن. والقاعدة العملية أن كل صفحة إضافية في الجزء الأول يجب أن تدفع ثمنها بقرار تسرعه، وإلا فمكانها الملحق. ولا تكرروا المحتوى بين الوثائق، فالمحتوى المشترك يعيش مرة واحدة ويشار إليه من كل مكان، والتكرار هو ما يجعل التحديث مستحيلا بعد سنة.

لماذا تفشل القوالب الجاهزة

• تبدأ من الوثائق لا من تحليل الأثر. لا يعرف القالب أنشطتكم الحرجة ولا كلفة توقفها ولا أهداف تعافيها، وبدون هذه الثلاثة يصير كل قسم أثاثا. ابدؤوا من تحليل أثر الأعمال ثم اكتبوا، لا العكس.
• أدوار عامة. عبارة «يتولى مدير الأزمة تنسيق الاستجابة» لا تسند شيئا إلى أحد. الخطة الحقيقية تسمي أشخاصا ونوابا وتحدد سقف صلاحية كل منهم بالدرهم وبنوع القرار.
• بلا حلول مؤقتة. القوالب تستعيد الأنظمة، بينما الأعمال تنجو بالحلول المؤقتة ريثما تستعاد الأنظمة. قسم العمل اليدوي هو عادة الفارق بين إزعاج وتوقف كامل، وهو أكثر الأقسام غيابا عن الخطط المستوردة.
• لم تجرب قط. القالب الذي لم يختبر أمام سيناريو واقعي، هجوم فدية أو إغلاق منشأة، غير مثبت بحكم التعريف. والاختبار الأول ينبغي أن يكون تمرينا نظريا لا حادثا حقيقيا.

كيف تبقى الخطة حية

الخطة تتحلل بهدوء، فالأشخاص يغادرون والموردون يتغيرون والأنظمة تهاجر إلى بيئات جديدة، ولا شيء من ذلك يصدر إنذارا. وثلاث عادات تبقيها واقعية، التحقق من جهات الاتصال كل ربع، والمراجعة بعد كل تغيير جوهري، وتمرين سنوي تعدل نتائجه الوثيقة فعلا لا تلحق بها كمرفق. وكل من NCEMA 7000 والمادة 7 من إطار المصرف المركزي يتوقعان هذه الدورة نفسها مع أدلة تثبتها، وليس مجرد وجود ملف بعنوان صحيح. وقياس نضج هذه الدورة، لا وجودها، هو ما يميز البرنامج القائم عن الملف المحفوظ، وهو موضوع صفحة مؤشرات نضج المرونة.

أربعة أسئلة تتكرر

1. هل هناك شكل موحد ملزم في الإمارات. لا يوجد قالب واحد مفروض. يحدد NCEMA 7000 والمادة 7 من إطار المصرف المركزي ما الذي يجب أن تحققه الخطة وما الدليل المطلوب عليها، أي موثقة وحديثة ومختبرة. والبنية أعلاه تفي بالاثنين وتبقى قابلة للاستعمال، وتفصيل المتطلبات في صفحة NCEMA 7000.
2. خطة واحدة أم عدة خطط. إطار واحد على مستوى الشركة، ومعه كتيبات قصيرة على مستوى النشاط أو المنشأة حيث تختلف الفرق فعلا. والعدو هنا هو الازدواج، فالمحتوى المشترك يكتب مرة ويشار إليه من بقية الوثائق.
3. ما الفرق بينها وبين خطة التعافي التقني. خطة التعافي التقني تستعيد التقنية، أما خطة الاستمرارية فتبقي العمل مستمرا بينما تستعاد التقنية، وتغطي سيناريوهات لا علاقة لها بالتقنية أصلا مثل غياب الأشخاص أو تعذر الوصول إلى المبنى. الأولى ملحق من ملاحق الثانية لا مرادف لها، والخلط بينهما من أكثر أخطاء استمرارية الأعمال شيوعا.
4. أين تحفظ الخطة. حيث لا يصل إليها الحادث، نسخ مطبوعة في مواقع رئيسية، ونسخة غير متصلة، ونسخة سحابية مستقلة عن بنيتكم الأساسية. والخطة الموجودة داخل الشبكة المشفرة رهينة لا خطة، وهذه بالضبط تجربة من مروا بالساعات الأولى لهجوم فدية.