ماذا في الداخل
أربعة أوراق. السجل: 21 عمودا ومثال معبأ في الصف الأول يغطي التعريف والتقييم والمعالجة والخطر المتبقي والمؤشر وتواريخ المراجعة؛ الدرجة والمنطقة معادلات، والمناطق ملونة، وخلايا التقييم تقبل الأرقام من 1 إلى 5 فقط. المقاييس: خمسة مستويات للاحتمال والأثر معبرا عنها بالتكرار ونسبة الإيراد. الفئات: سبع فئات مع المالك المعتاد لكل منها، ومنها الامتثال لقواعد NCEMA والقطاع. الملخص: المخاطر حسب المنطقة.
| مجموعة الأعمدة | الأعمدة | من يعبئها |
|---|---|---|
| التعريف | المعرف، الفئة، حدث الخطر، الأسباب، العواقب، المالك | مالك الخطر في ورشة المخاطر |
| التقييم | الاحتمال، الأثر، الدرجة (معادلة)، المنطقة (معادلة) | المالك، وتتحقق منه وظيفة المخاطر |
| المعالجة | الضوابط القائمة، الإجراءات، مالك الإجراء، الموعد، الحالة | المالك |
| الخطر المتبقي | الاحتمال والأثر والدرجة المتبقية (معادلة) | المالك بعد تنفيذ الإجراءات |
| المتابعة | المؤشر وحده، تاريخ التقييم، المراجعة القادمة | المالك ووظيفة المخاطر |
كيف تكتبون خطرا يمكن إدارته
نصف السجلات بلا فائدة بسبب عمود واحد: الخطر مكتوب بكلمة واحدة. «الموردون» و«الأشخاص» و«التقنية» فئات لا مخاطر. الصياغة العملية من ثلاثة أجزاء: الحدث والسبب والعاقبة. ضعيف: «خطر المورد». قوي: «توقف الإنتاج لأن المورد الوحيد للمكون س أوقف التوريد؛ السبب: إعسار المورد أو عقوبات؛ العاقبة: توقف الخط حتى ثلاثة أسابيع وشحنات مفقودة بقيمة ص». من هذه الجملة تتبع المعالجة (مورد ثان، مخزون احتياطي) والمؤشر (حصة الإنفاق لدى مورد واحد) ودرجة الأثر مباشرة.
تحميل القالب
حمّلوا القالب. ورقة السجل من 30 صفا بالمعادلات والمناطق الملونة، وأوراق المقاييس والفئات والملخص. ملف xlsx يفتح في إكسل وليبر أوفيس وجداول غوغل.
xlsx تحميل (risk-register-template.xlsx)
تعدل حدود المناطق (1-4، 5-9، 10-14، 15-25) في معادلات عمود المنطقة وفي التنسيق الشرطي. بلا تسجيل ولا نماذج. القالب بالإنجليزية لأن هذه لغة التدقيق والعقود في الخليج. إن احتجتم تكييفه مع مؤسستكم أو برنامجا كاملا: كيف نعمل.
خمس قواعد تبقي السجل حيا
- مالك واحد للسجل كله (وظيفة المخاطر) ومالك واحد لكل صف (مالك الخطر). المالكون يعدلون الصفوف والوظيفة توحدها.
- المراجعة بالتقويم: المنطقة الحمراء شهريا والباقي فصليا والسجل كله في الورشة السنوية. المراجعات المتأخرة ظاهرة في عمود المراجعة.
- المخاطر المغلقة تنتقل إلى ورقة أرشيف مع السبب؛ التاريخ هو ما يستخدمه المدققون وتحليل الأثر القادم.
- انضباط الحجم: 30 إلى 60 خطرا لمؤسسة متوسطة، منها 5 إلى 10 مخاطر رئيسية لكل منها ملف من صفحة.
- كل تغيير في الدرجة معه سبب من سطر؛ بدونه لا يتذكر أحد في العام القادم من أين جاءت «4».
متى يكف إكسل عن الكفاية
يعمل الملف مع مدير واحد وحتى نحو 50 خطرا. علامات أن النظام آن أوانه: عدة أشخاص يعدلون في وقت واحد فتتباعد النسخ، وتحتاجون سجل تغييرات بالأسماء، والمؤشرات تأتي من مصادر مختلفة وتجمع يدويا، وتقرير المجلس يستغرق أسبوعا. يغطي قالب مؤشرات المرونة جانب المؤشرات.
أسئلة متكررة
- ما الأعمدة الواجبة في سجل المخاطر؟ كحد أدنى: المعرف، الخطر مصاغا كحدث وسبب وعاقبة، المالك، الاحتمال، الأثر، الدرجة، إجراءات المعالجة بمالك وموعد، تاريخ المراجعة. المجموعة الكاملة من 21 عمودا بالمعادلات في القالب أعلاه.
- كيف تحسب درجة الخطر؟ الاحتمال مضروبا في الأثر على مقياسين من خمس درجات، فتكون النتيجة من 1 إلى 25. تقابل الدرجات مناطق: أخضر 1-4، أصفر 5-9، برتقالي 10-14، أحمر 15-25؛ وتحدد المؤسسة الحدود وتربطها بشهيتها للمخاطر.
- كم خطرا ينبغي أن يحوي السجل؟ لمؤسسة متوسطة 30 إلى 60، منها 5 إلى 10 مخاطر رئيسية. السجلات بمئات الصفوف تتحول إلى أرشيف لا يراجعه أحد.
- كم مرة يحدث السجل؟ مخاطر المنطقة الحمراء شهريا والباقي فصليا والسجل كله في الورشة السنوية، وبشكل استثنائي بعد الحوادث والمشاريع الجديدة والتغييرات التنظيمية.
ندقق نظام الاستمرارية لديكم مقابل AE/SCNS/NCEMA 7000 والأيزو 22301، ثم نرفع المقاييس التي تقرر البقاء، مع مسوحات المخاطر والمنهجية والتدريب في الموقع حيث تحتاجون.
كيف يعمل التدقيق ←