سجل المخاطر

وُجد سجل المخاطر لكي تبقى المعرفة بالمخاطر حية بعد انتهاء الاجتماع الذي نوقشت فيه. فهو يثبت لكل خطر مالكه وتقييمه وضوابطه وإجراءات معالجته، وبذلك تصبح المساءلة ممكنة. والقرار المعتمد عليه هو المتابعة، إذ في السجل يتحقق القائد من أن المعالجة الموعودة في مارس صارت واقعاً في سبتمبر. ومن دونه تعود إدارة المخاطر إلى نقطة الصفر مع كل تغيير في الموظفين.

تدير السجل إدارة المخاطر بينما يملك محتواه ملاك المخاطر، وتُراجع القيود كل ربع سنة وأهم المخاطر شهرياً. وقد يعيش السجل في منصة GRC أو في جدول منضبط، فالأداة أقل أهمية من الإيقاع. والقيد السليم يُقرأ كمحضر قرار، اعتماد على مزود لوجستي وحيد، الأثر توقف الصادرات 3 أيام، المعالجة التعاقد مع مزود ثان قبل نهاية الربع الثالث، المالك مدير سلسلة التوريد. وتواريخ متقادمة وأعمدة إجراءات فارغة هي أول ما يبحث عنه المدقق.

الإخفاق الشهير هو السجل المتحول إلى مقبرة، مئات القيود بلا إغلاق ولا صلة بالميزانيات أو خطط الاستمرارية، ولا يُحدث إلا قبيل التدقيق. والسجل الذي لا يقرؤه أي تنفيذي ليس أداة ضبط بل ذريعة. ودور السجل في منظومة مرونة عاملة يُبحث في الوحدة M2 بعنوان From enterprise risk management to business resilience من برنامج ERGP.

كيف يبدو القيد المفيد

الصف الأخير هو ما تغفله معظم السجلات. فالسجل المقطوع عن تحليل الأثر وخطط الاستمرارية يسعر مخاطر لا يخطط لها أحد ويخطط لسيناريوهات لم يسعرها أحد. وحين يتصل الاثنان يصبح السجل قائمة مشتريات الاستثمار في المرونة، وهكذا بالضبط ينبغي أن يقرأه المجلس.

إبقاؤه حيا

• حددوا سقف مجموعة العمل. قائمة من 15 خطرا يناقشها التنفيذيون فعلا خير من أربعمئة صف لا يقرؤها أحد.
• أغلقوا القيود علنا. المخاطر المتقاعدة والمعالجات المنجزة هي برهان السجل على نفعه.
• راجعوا بالإيقاع وبالمحفز. كل ربع بالتقويم وفورا عند تغير جوهري، مورد جديد أو نظام جديد أو تنظيم جديد.
• قدموا الحركة لا الوجود. ما دخل وما تصاعد وما أغلق منذ الربع الماضي، هذا هو التقرير الذي يحتاجه المجلس.